2018年3月6日 星期二

【王博專文】用問題解決問題系列_002_為什麼我們需要問問題?

王博專文
在這個資訊爆炸的世代-儘管這個詞已有些過時-所有的一切都被迫加速運作,這包含了你花上更少的時間決定你的早餐以及你不再等待決策是否真的正確,彷彿在戰場上你不再確認是否擊中目標,只專注於發出第一槍,以及不斷接續發射。這樣的世代帶給人們一種嚴重的誤解,那就是只有迅速解決才能賺取利潤,維持企業營運。我們把這種文化視為堅決果斷、作風大膽、迅速確實、績效指標。

我們進行PSDM系列課程,我們會討論到問題分析的幾項工具,以及解決問題的思維方式,透過歸納(垂直)與演繹(水平)等方式,由邏輯和創意等維度找尋問題的主因並設法解決。當你掌握了這些工具,在某些時刻會讓你覺得自己揹起了重責大任,畢竟,你現在知道該怎麼下手了!

但這樣的想法是絕對錯誤的。

在我們開始進行SA(情境分析)之前,我們都知道要針對10個問題提問,先找出差異化,當然我個人認為這個階段是比較惱人的,因為尚未進入分析的邏輯衝擊與創意激盪,但這個階段是一切的基底,假如這邊做的不夠扎實,那麼後面就會產生誤差,到這裡想必已經聽我強調過許多次,接下來才是我今天想說的。

在我求學期間。我便開始打工,那時候從事的是非常基礎的工作,在一家規模很小的公司-甚至稱不上企業-某種程度上我就只是一個行政助理的助理,協助處理許多瑣碎的業務。

有一次公司招開重要會議,討論訂單處理上的一個瑕疵,會影響顧客是否繼續合作的瑕疵。過程討論的非常激烈,許多人的意見彼此衝突,場面不算融洽,而當時我在旁邊協助臨時影印資料以及發送到激動的與會人員手上,但我內心想的是,為什麼不問問我呢?因為我的工作最接近這個項目,對於這個問題其實我早有想法,也許沒有大家想像的那麼複雜。

但最後我終究沒有開口,更沒有提出質疑,除了覺得自己人微言輕,也害怕自己問了傻問題,畢竟他們可是公司的高階人員。怎麼可能沒有想到這麼簡單的事情?半年後我繼續升學換了學校,後來聽說公司沒撐過1季就倒閉了。

這個經歷給我很大的啟示,答案不一定是綜觀大局的人所掌握,關鍵也許只有第一線的人員才了解。於是我們回到文章的最開頭,在這個只追求快速發射的文化中,你是否先試著發問了?還是一手緊握決策要點,絞盡腦汁想要盡快設想出解決方案,卻忘記你所評估的不一定是真實的情況,僅僅是你希望的情況?

成功的問題解決行動,應該是。彙整各方資訊,針對事件的原貌加以分析,而這個過程最重要的就是提問,假設自己不知道方向,在週遭尋求意見並加以統整。針對每一個問題再提出第二個問題,直到你確信現在描述的的確是事件的原貌。

這個部分離PSDM的工具與手法還有一段距離,但我卻必須在進入下一個階段前不厭其煩的帶你走過這一段。這些觀念是確保我們之後都處在同一個基準線上,下一個章節,我們來稍微深入討論一下提問的效益。





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